POLITYKA PRYWATNOŚCI

serwisu internetowego Starostwa Powiatowego w Lipnie

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem z:
1. serwisu internetowego Starostwa Powiatowego w Lipnie,
2. serwisu Biuletynu Informacji Publicznej Powiatu Lipnowskiego,
3. formularzy elektronicznych, w tym formularzy kontaktowych, udostępnianych w ramach ww. serwisów,
4. innych usług elektronicznych dostępnych za pośrednictwem wskazanych serwisów.
2. Polityka została sporządzona w celu wykonania obowiązków informacyjnych wynikających w szczególności z:
1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO),
2. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
3. ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej,
4. innych przepisów prawa regulujących działalność organów administracji publicznej oraz świadczenie usług drogą elektroniczną.
3. Polityka ma charakter informacyjny i dotyczy danych osobowych osób korzystających z serwisu, w szczególności:
1. osób odwiedzających stronę internetową,
2. osób kontaktujących się ze Starostwem za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej lub innych kanałów elektronicznych,
3. osób korzystających z elektronicznych usług publicznych,
4. osób zapisujących się na wydarzenia, konsultacje lub inne aktywności, jeżeli takie funkcjonalności są udostępniane w serwisie.

§ 2. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest Starosta Lipnowski, wykonujący zadania przy pomocy Starostwa Powiatowego w Lipnie, z siedzibą przy ul. Sierakowskiego 10B, 87-600 Lipno.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
1. pisemnie – na adres: ul. Sierakowskiego 10B, 87-600 Lipno,
2. telefonicznie – pod numerem telefonu: 54 30 66 100,
3. drogą elektroniczną – na adres e-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

§ 3. Inspektor Ochrony Danych

1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
2. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się:
1. drogą elektroniczną – pod adresem e-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!,
2. pisemnie – na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych

1. W związku z korzystaniem z serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności następujące dane:
1. dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko,
2. dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
3. dane zawarte w treści wiadomości przesyłanych za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji,
4. dane niezbędne do załatwienia sprawy administracyjnej lub udzielenia odpowiedzi na pytanie,
5. dane dotyczące korzystania z serwisu, w tym adres IP, data i godzina wizyty, informacje o urządzeniu końcowym, systemie operacyjnym, typie przeglądarki, źródle wejścia oraz aktywności w serwisie,
6. dane zapisywane w logach serwera,
7. dane związane z plikami cookies i podobnymi technologiami,
8. inne dane dobrowolnie przekazane przez użytkownika.
2. Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z serwisu oraz rodzaju sprawy załatwianej przez użytkownika.
3. Administrator przetwarza wyłącznie dane adekwatne i niezbędne do realizacji określonych celów.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1) korzystania z serwisu internetowego i zapewnienia jego prawidłowego działania

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, integralności i prawidłowego funkcjonowania serwisu, o ile podstawa ta znajduje zastosowanie do danego procesu,
• przepisy ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej, w zakresie niezbędnych plików cookies.

2) obsługi korespondencji elektronicznej i formularzy kontaktowych

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – realizacja zadań publicznych,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, jeżeli korespondencja dotyczy sprawy prowadzonej na podstawie przepisów prawa,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeżeli charakter formularza lub kontaktu opiera się na dobrowolnym przekazaniu danych.

3) prowadzenia postępowań, rozpatrywania wniosków i realizacji ustawowych zadań Starostwa

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
  w związku z przepisami regulującymi działalność organów powiatu i starostwa oraz przepisami szczególnymi właściwymi dla danej sprawy.

4) prowadzenia statystyk odwiedzin i analizowania sposobu korzystania z serwisu

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika, jeżeli wykorzystywane są analityczne pliki cookies lub podobne technologie wymagające zgody,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wyłącznie w zakresie analiz technicznych niewymagających zgody, jeżeli są stosowane zgodnie z prawem.

5) zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego i ochrony przed nadużyciami

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa,
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – realizacja zadania publicznego,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w zakresie ochrony serwisu przed incydentami, nadużyciami, spamem i nieuprawnionym dostępem.

6) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

1. Jeżeli w ramach serwisu uruchomione zostaną dodatkowe funkcjonalności, takie jak zapisy na wydarzenia, konsultacje społeczne, newslettery, ankiety, formularze naboru lub inne usługi elektroniczne, dane osobowe będą przetwarzane również w celach właściwych dla tych funkcjonalności, na podstawach prawnych odpowiednich dla danego procesu.

§ 6. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do:
1. skorzystania z określonej funkcjonalności serwisu,
2. wysłania formularza kontaktowego,
3. uzyskania odpowiedzi na zadane pytanie,
4. załatwienia sprawy urzędowej,
5. realizacji obowiązku ustawowego przez Administratora.
2. W przypadkach, w których podanie danych wynika z przepisów prawa lub jest niezbędne do załatwienia sprawy, niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości rozpatrzenia wniosku, udzielenia odpowiedzi lub wykonania określonej czynności.
3. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, ich podanie jest dobrowolne, a brak zgody może skutkować niemożnością skorzystania z określonych funkcji, które nie są niezbędne do działania serwisu.

§ 7. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie zgodnym z prawem, w szczególności:
1. podmiotom świadczącym usługi hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu,
2. dostawcom usług informatycznych i teleinformatycznych,
3. podmiotom świadczącym obsługę poczty elektronicznej, bezpieczeństwa IT oraz kopii zapasowych,
4. operatorom platform lub systemów, za pomocą których realizowane są usługi elektroniczne,
5. podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,
6. podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych na podstawie stosownych umów.
2. Dane osobowe mogą być również udostępniane organom publicznym, służbom, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Jeżeli w serwisie stosowane są narzędzia zewnętrzne dostarczane przez podmioty trzecie, dane mogą być przekazywane tym podmiotom w zakresie niezbędnym do działania tych narzędzi, zgodnie z ich funkcją, konfiguracją i podstawą prawną.

§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator dąży do tego, aby dane osobowe były przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych, analitycznych, multimedialnych, pocztowych lub chmurowych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie takie będzie następować wyłącznie z zachowaniem wymogów przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie:
1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
2. standardowych klauzul umownych,
3. innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.
3. Informacje o konkretnych transferach poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli występują, mogą być udostępniane na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo wskazane w szczegółowych informacjach dotyczących poszczególnych usług lub narzędzi.

§ 9. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, w tym przepisów archiwalnych, kancelaryjnych, administracyjnych oraz dotyczących odpowiedzialności prawnej.
2. W szczególności:
1. dane z korespondencji i formularzy kontaktowych są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie – jeżeli stanowią część dokumentacji urzędowej – przez okres wynikający z właściwych przepisów o archiwizacji i rzeczowym wykazie akt,
2. dane przetwarzane w związku z realizacją zadań publicznych są przechowywane zgodnie z kategorią archiwalną danej sprawy,
3. dane z logów systemowych i logów serwera są przechowywane przez okres wynikający z potrzeb bezpieczeństwa, administrowania systemem i ochrony przed nadużyciami, nie dłużej jednak niż jest to uzasadnione celem ich przetwarzania,
4. dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania albo do czasu ustania celu przetwarzania,
5. dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia odpowiednich postępowań.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują – w granicach wynikających z RODO i przepisów szczególnych – następujące prawa:
1. prawo dostępu do danych,
2. prawo do sprostowania danych,
3. prawo do usunięcia danych,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
5. prawo do przenoszenia danych,
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Zakres realizacji niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności wtedy, gdy przetwarzanie danych odbywa się w związku z realizacją ustawowych zadań publicznych lub prowadzeniem postępowań administracyjnych.
3. Wnioski dotyczące realizacji praw można składać:
1. pisemnie na adres siedziby Administratora,
2. elektronicznie na adres e-mail Administratora lub Inspektora Ochrony Danych.

§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Dane osobowe użytkowników co do zasady nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.
2. Jeżeli w ramach rozwoju serwisu zostałyby wdrożone rozwiązania wykorzystujące profilowanie lub automatyczne podejmowanie decyzji w rozumieniu RODO, użytkownicy zostaną o tym poinformowani w sposób wymagany przepisami prawa.

§ 12. Dane pozyskiwane automatycznie

1. Podczas korzystania z serwisu automatycznie mogą być zbierane informacje techniczne, w szczególności:
1. adres IP,
2. data i godzina połączenia,
3. typ i wersja przeglądarki,
4. system operacyjny,
5. informacje o urządzeniu,
6. adres strony, z której nastąpiło wejście do serwisu,
7. informacje o odwiedzanych podstronach,
8. informacje o błędach systemowych i zdarzeniach administracyjnych.
2. Dane te wykorzystywane są przede wszystkim w celu:
1. zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności serwisu,
2. diagnozowania problemów technicznych,
3. tworzenia statystyk korzystania z serwisu,
4. ochrony przed nadużyciami.
3. Dane z logów nie są wykorzystywane do identyfikacji użytkownika w sposób wykraczający poza cele, dla których zostały zebrane, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa albo jest niezbędny dla ochrony praw Administratora.

§ 13. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, które służą do przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji już przechowywanej w urządzeniu końcowym użytkownika.
2. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania z serwisu.
3. W serwisie mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:

1) cookies niezbędne

Służą do prawidłowego działania serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętywania wybranych ustawień technicznych oraz korzystania z podstawowych funkcji strony.
Pliki te mogą być stosowane bez zgody użytkownika w zakresie dopuszczonym przez przepisy prawa.

2) cookies funkcjonalne

Umożliwiają zapamiętywanie preferencji użytkownika, takich jak ustawienia dostępności, język, układ interfejsu lub inne parametry poprawiające wygodę korzystania ze strony.
Jeżeli ich zastosowanie wymaga zgody, będą uruchamiane po jej wyrażeniu.

3) cookies analityczne lub statystyczne

Służą do badania ruchu na stronie, analizy popularności poszczególnych treści, ulepszania działania serwisu oraz identyfikowania problemów technicznych.
Jeżeli pliki te nie są niezbędne, ich stosowanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika.

4) cookies zewnętrzne

Mogą pochodzić od dostawców usług osadzonych w serwisie, np. map, materiałów wideo, systemów formularzy, narzędzi statystycznych lub innych usług oferowanych przez podmioty trzecie.
Ich stosowanie zależy od konfiguracji serwisu i może wymagać zgody użytkownika.

1. Pliki cookies mogą być:
1. sesyjne – usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki,
2. trwałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.
2. W ramach serwisu mogą być stosowane również mechanizmy służące zapamiętywaniu preferencji użytkownika dotyczących plików cookies.
3. Użytkownik może zarządzać plikami cookies:
1. za pomocą ustawień przeglądarki internetowej,
2. za pomocą ustawień dostępnego w serwisie narzędzia do zarządzania zgodami, jeżeli zostało wdrożone.
4. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na poprawność działania niektórych funkcji serwisu.
5. Jeżeli w serwisie wykorzystywane są pliki cookies lub technologie podobne wymagające zgody, będą one uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu ważnej zgody użytkownika, chyba że dany mechanizm jest zwolniony z obowiązku uzyskania zgody na podstawie przepisów prawa.

§ 14. Narzędzia zewnętrzne i osadzone treści

1. Serwis może wykorzystywać narzędzia lub treści dostarczane przez podmioty trzecie, w szczególności:
1. mapy,
2. materiały wideo,
3. narzędzia statystyczne,
4. moduły społecznościowe,
5. formularze i systemy kontaktowe,
6. mechanizmy zabezpieczające przed nadużyciami,
7. usługi związane z utrzymaniem technicznym serwisu.
2. Korzystanie z takich narzędzi może powodować przekazywanie określonych danych tym podmiotom, w szczególności adresu IP, informacji o urządzeniu, danych przeglądarki oraz informacji o aktywności użytkownika.
3. Jeżeli użycie danego narzędzia wymaga zgody użytkownika, narzędzie to powinno być aktywowane dopiero po uzyskaniu takiej zgody.
4. Szczegółowy zakres danych przetwarzanych przez dostawców zewnętrznych zależy od rodzaju wykorzystywanego rozwiązania i polityk prywatności tych podmiotów.

§ 15. Formularze kontaktowe i korespondencja elektroniczna

1. W przypadku kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji elektronicznej Administrator przetwarza dane w celu:
1. przyjęcia i obsługi zgłoszenia,
2. udzielenia odpowiedzi,
3. dalszego prowadzenia sprawy, jeżeli jest to konieczne,
4. archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dane przekazane w formularzu lub wiadomości powinny być adekwatne do celu kontaktu. Nie należy przekazywać danych nadmiarowych, chyba że jest to niezbędne z uwagi na charakter sprawy.
3. Jeżeli użytkownik przekazuje dane szczególnych kategorii lub inne dane wymagające podwyższonej ochrony, powinien ograniczyć ich zakres do minimum niezbędnego dla załatwienia sprawy.

§ 16. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
1. nieuprawnionym ujawnieniem,
2. utratą,
3. zniszczeniem,
4. modyfikacją,
5. nieuprawnionym dostępem,
6. innymi formami bezprawnego przetwarzania.
2. Administrator podejmuje działania w celu zapewnienia, aby dane były przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione oraz przez podmioty działające na podstawie odpowiednich umów i upoważnień.
3. Pomimo stosowania zabezpieczeń korzystanie z Internetu nigdy nie jest całkowicie wolne od ryzyka, dlatego użytkownik powinien zachować ostrożność podczas przekazywania danych drogą elektroniczną.

 § 17. Linki do innych stron internetowych

1. Serwis może zawierać odnośniki do innych stron internetowych, w szczególności do serwisów administracji publicznej, jednostek organizacyjnych, platform elektronicznych oraz stron partnerów.
2. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące na innych stronach internetowych. Po przejściu na inną stronę użytkownik powinien zapoznać się z obowiązującą tam polityką prywatności.

§ 18. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku:
1. zmian przepisów prawa,
2. zmian technologicznych,
3. zmian organizacyjnych,
4. uruchomienia nowych funkcjonalności lub usług elektronicznych,
5. zmian sposobu przetwarzania danych w serwisie.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie internetowym Administratora.
3. Zmiany Polityki prywatności obowiązują od dnia ich opublikowania, chyba że z treści zmienionej wersji wynika inaczej.

§ 19. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania w serwisie internetowym Starostwa Powiatowego w Lipnie.
2. Data ostatniej aktualizacji: 31.03.2026r.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości co do polityki prywatności i  bezpieczeństwa danych osobowych zachęcamy do kontaktu:

Inspektor Ochrony Danych Osobowych:

Piotr Czajkowski 

tel. 733 315 666

e-mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!